Aandachtspunten tijdige ontvangst BSN voor internationale werknemers

Buitenlandse werknemers moeten, willen zij in Nederland kunnen werken en wil een werkgever hen kunnen verlonen, een BSN hebben. Verblijft een werknemer korter dan 4 maanden in Nederland, dan moet het BSN door de buitenlandse werknemer in persoon aangevraagd worden bij één van de 19 RNI-gemeenten in Nederland. Bij een verblijf langer dan 4 maanden is inschrijving in het BRP (Basis Registratie Personen) nodig. Ook hiervoor moet de internationale werknemer zich in persoon melden bij de gemeente.

De Werkgeverslijn adviseert nadrukkelijk dat werkgevers voor internationale werknemers, die nog geen BSN hebben, tijdig de aanvraag voor een BSN in gang zetten. De ervaring leert dat de capaciteit bij de RNI-loketten, zeker in drukke tijden en vakanties, beperkt kan zijn. Daardoor kunnen er langere wachttijden ontstaan bij bepaalde RNI-gemeenten. Wacht niet af, plan afspraken in en zorg dat internationale werknemers zo snel mogelijk over een BSN beschikken! Belangrijk daarbij is wel dat gemaakte afspraken ook opgevolgd dienen te worden. Heb je afspraken ingepland en kun je toch niet met je internationale werknemers naar het RNI-loket, zeg dan je afspraak af! Hierdoor ontstaat weer ruimte voor collega-werkgevers.

De Werkgeverslijn adviseert het volgende:

• Plan ruim van tevoren de afspraken in bij een RNI-loket. Dit kan digitaal of telefonisch. In de praktijk zien we dat de online agenda’s van de RNI-loketten niet altijd de werkelijke beschikbaarheid weergeven. Is er online dus beperkte beschikbaarheid, neem dan altijd telefonisch contact op met de RNI-loket.
• Is het niet mogelijk om tijdig een afspraak in te plannen bij het dichtstbijzijnde RNI-loket, probeer dan een afspraak te maken bij een nabij gelegen RNI-loket. In Venlo is een XXL-loket gevestigd, hier kun je dagelijks terecht voor een afspraak. Een tip hierbij is om de werknemer bij aankomst in Nederland via Venlo te laten reizen. Dan heeft de werknemer al direct een BSN. Voorwaarde is wel dat de werknemer Nederlands of Engels spreekt, anders dient er een begeleider/tolk bij te zijn.
• Lukt het toch niet om tijdig online via de gemeente website of telefonisch via de klantenservice van de gemeente een afspraak te maken? De Werkgeverslijn kan jou helpen om in contact te komen met de accountmanager van het betreffende RNI loket. Dit gaat als volgt:
  • Stuur een bericht aan de Werkgeverslijn via www.werkgeverslijn.nl/contact met daarin het verzoek om de accountmanager van het RNI-loket contact met jou op te laten nemen.
  • De Werkgeverslijn neemt contact op met de accountmanager van het desbetreffende RNI-loket en zet dit verzoek door. Binnen een afgesproken termijn wordt er dan contact met je opgenomen.

Download de factsheet voor een beknopt overzicht van bovenstaande punten.

Tips om rekening mee te houden

• Elke werknemer die nog een BSN nodig heeft, moet zich in eigen persoon bij een RNI-loket identificeren en zich laten inschrijven in het RNI-register. Let op: dit staat los van de identificatieplicht die jij zelf als werkgever hebt. Belangrijk: Een minderjarige onder de 16 jaar kan alléén worden ingeschreven als (één van) de ouders/wettelijk vertegenwoordigers aanwezig is bij de registratie. Het is van belang dat ook de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger(s) zich kan identificeren en middels een geboorteakte, een familieboekje of een uittreksel de relatie tussen de ouder/vertegenwoordiger en het kind kan aantonen.
• Er wordt verwacht dat de werknemer Nederlands of Engels spreekt. Spreekt hij geen van deze talen dan is een begeleider/tolk noodzakelijk. Ook kan aan de begeleider/tolk gevraagd worden of hij/zij zich kan identificeren.
• Laat werknemers zichzelf alvast online inschrijven via de website van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (https://www.rvig.nl/inschrijfformulieren-rni). Na invulling van het online formulier ontvangt de werknemer een beveiligde QR-code die getoond kan worden bij het bezoek aan het RNI-loket. Deze kan alleen worden uitgelezen bij het RNI-loket. Dit versnelt de doorlooptijd aan het loket aanzienlijk. Het formulier is in 15 talen beschikbaar.
• Zorg ervoor dat alle werknemers een geldig reisdocument (ID-kaart of paspoort) bij zich hebben. Bij het inschrijven in de RNI worden mensen zorgvuldig geïdentificeerd om fraude te voorkomen. Inschrijving is niet mogelijk met een rijbewijs of een verblijfsvergunning. Het reisdocument moet in goede staat zijn en de foto moet goed gelijkend zijn. Een ID kaart die in tweeën is gebroken, wordt niet geaccepteerd.
• Het inschrijven zelf duurt zo’n 10-15 minuten per persoon. De ingeschrevene krijgt direct een brief mee met daarin het BSN.
• Geef tijdig door als een gemaakte afspraak niet doorgaat of als de groep kleiner/groter is dan afgesproken. Als jij de afspraak afzegt geeft dit ruimte voor een collega-werkgever.

Regeling piekarbeid

Maak jij gebruik van de regeling piekarbeid? Meld piekarbeiders uiterlijk de 5^e  werkdag aan bij BPL Pensioen. Indien piekarbeiders niet binnen vijf werkdagen een BSN-nummer kunnen krijgen, en melding bij het BPL Pensioen binnen vijf werkdagen dus niet mogelijk is, dan kun je coulance krijgen van BPL Pensioen. Daarbij gelden de volgende voorwaarden:

• Je dient een schriftelijk bewijs (bijvoorbeeld een e-mail) te hebben van het betreffende RNI-loket, waaruit blijkt dat het niet haalbaar is om binnen vijf dagen een BSN te ontvangen.
• Je stuurt een mail aan BPL Pensioen via werkgever@bplpensioen.nl met het verzoek om coulance, voorzien van het schriftelijke bewijs.
• BPL Pensioen beslist over coulance. Je krijgt hiervan bericht.

Al eerder in Nederland geweest?

Als werknemers al eerder in Nederland geweest zijn om te werken dan staan ze wellicht al ingeschreven in de RNI en hebben ze al een BSN. Een BSN blijft levenslang geldig. Als een werknemer zijn BSN niet meer weet dan is inschrijving niet opnieuw nodig, maar kan – tegen betaling – bij een RNI-loket gevraagd worden om een uittreksel.

De Werkgeverslijn adviseert nadrukkelijk dat werkgevers voor internationale werknemers, die nog geen BSN hebben, tijdig de aanvraag voor een BSN in gang zetten. De ervaring leert dat de capaciteit bij de RNI-loketten, zeker in drukke tijden en vakanties, beperkt kan zijn. Daardoor kunnen er langere wachttijden ontstaan bij bepaalde RNI-gemeenten. Wacht niet af, plan afspraken in en zorg dat internationale werknemers zo snel mogelijk over een BSN beschikken! Belangrijk daarbij is wel dat gemaakte afspraken ook opgevolgd dienen te worden. Heb je afspraken ingepland en kun je toch niet met uw internationale werknemers naar het RNI-loket,, zeg dan uw afspraak af! Hierdoor ontstaat weer ruimte voor collega-werkgevers.

De Werkgeverslijn adviseert het volgende (download de factsheet voor een beknopt overzicht):

• Plan ruim van tevoren de afspraken in bij een RNI-loket. Dit kan digitaal of telefonisch. In de praktijk zien we dat de online agenda’s van de RNI-loketten niet altijd de werkelijke beschikbaarheid weergeven. Is er online dus beperkte beschikbaarheid, neem dan altijd telefonisch contact op met de RNI-loket.
• Is het niet mogelijk om tijdig een afspraak in te plannen bij het dichtstbijzijnde RNI-loket, probeer dan een afspraak te maken bij een nabij gelegen RNI-loket. Per 13 juli 2023 wordt er een RNI loket XXL geopend in Venlo. Hier kun je dagelijks terecht voor een afspraak. Een tip hierbij is om de werknemer bij aankomst in Nederland via Venlo te laten reizen. Dan heeft de werknemer al direct een BSN.
• Lukt het toch niet om tijdig online via de gemeente website of telefonisch via de klantenservice van de gemeente een afspraak te maken? De Werkgeverslijn kan jou helpen om in contact te komen met de accountmanager van het betreffende RNI loket. Dit gaat als volgt:
  • Stuur een e-mail aan de Werkgeverslijn info@werkgeverslijn.nl met daarin het verzoek om de accountmanager van het RNI-loket contact met jou op te laten nemen.
  • De Werkgeverslijn neemt contact op met de accountmanager van het desbetreffende RNI-loket en zet dit verzoek door. Binnen een afgesproken termijn wordt er dan contact met je opgenomen.

Tips om rekening mee te houden

• Elke werknemer die nog een BSN nodig heeft, moet zich in eigen persoon bij een RNI-loket identificeren en zich laten inschrijven in het RNI-register. Let op: dit staat los van de identificatieplicht die jij zelf als werkgever hebt. Belangrijk: Een minderjarige onder de 16 jaar kan alléén worden ingeschreven als (één van) de ouders/wettelijk vertegenwoordigers aanwezig is bij de registratie. Het is van belang dat ook de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger(s) zich kan identificeren en middels een geboorteakte, een familieboekje of een uittreksel de relatie tussen de ouder/vertegenwoordiger en het kind kan aantonen.
• Er wordt verwacht dat de werknemer Nederlands of Engels spreekt. Spreekt hij geen van deze talen dan is een begeleider/tolk noodzakelijk. Ook kan aan de begeleider/tolk gevraagd worden of hij/zij zich kan identificeren.
• Laat werknemers het benodigde formulier al vooraf (liefst digitaal) invullen en uitgeprint meenemen. Dit versnelt de doorlooptijd aan het loket aanzienlijk. Het gaat hierbij om het formulier ‘Verzoek tot inschrijving RNI’ en is in 15 talen beschikbaar.
• Zorg ervoor dat alle werknemers een geldig reisdocument (ID-kaart of paspoort) bij zich hebben. Bij het inschrijven in de RNI worden mensen zorgvuldig geïdentificeerd om fraude te voorkomen. Inschrijving is niet mogelijk met een rijbewijs of een verblijfsvergunning. Het reisdocument moet in goede staat zijn en de foto moet goed gelijkend zijn. Een ID kaart die in tweeën is gebroken, wordt niet geaccepteerd.
• Het inschrijven zelf duurt zo’n 10-15 minuten per persoon. De ingeschrevene krijgt direct een brief mee met daarin het BSN.
• Geef tijdig door als een gemaakte afspraak niet doorgaat of als de groep kleiner/groter is dan afgesproken. Als jij de afspraak afzegt geeft dit ruimte voor een collega-werkgever.

Regeling piekarbeid

Maak jij gebruik van de regeling piekarbeid? Meld piekarbeiders uiterlijk de 5^e  werkdag aan bij BPL Pensioen. Indien piekarbeiders niet binnen vijf werkdagen een BSN-nummer kunnen krijgen, en melding bij het BPL Pensioen binnen vijf werkdagen dus niet mogelijk is, dan kun je coulance krijgen van BPL Pensioen. Daarbij gelden de volgende voorwaarden:

• Je dient een schriftelijk bewijs (bijvoorbeeld een e-mail) te hebben van het betreffende RNI-loket, waaruit blijkt dat het niet haalbaar is om binnen vijf dagen een BSN te ontvangen.
• Je stuurt een mail aan BPL Pensioen via werkgever@bplpensioen.nl met het verzoek om coulance, voorzien van het schriftelijke bewijs.
• BPL Pensioen beslist over coulance. Je krijgt hiervan bericht.

Al eerder in Nederland geweest?

Als werknemers al eerder in Nederland geweest zijn om te werken dan staan ze wellicht al ingeschreven in de RNI en hebben ze al een BSN. Een BSN blijft levenslang geldig. Als een werknemer zijn BSN niet meer weet dan is inschrijving niet opnieuw nodig, maar kan – tegen betaling – bij een RNI-loket gevraagd worden om een uittreksel.