Vanaf 1 juli verplichting rapporteren werknemerskilometers voor grote bedrijven
- Auteur Miranda Schenk
- 21 december 2023
- Laatste update: 9 januari 2024
Nederland heeft afgesproken de CO2-uitstoot te verminderen. De CO2-uitstoot van zakelijk verkeer en woon-werkverkeer van werknemers hoort daar ook bij. Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) wil bekijken hoeveel CO2 het zakelijk verkeer en het woon-werkverkeer van werknemers uitstoot. Daarom geldt vanaf 1 juli 2024 de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM). Dit is onderdeel van het ‘Besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit’, een maatregel uit het Klimaatakkoord. Met deze rapportages worden gegevens verzameld om inzicht te krijgen in de hoeveelheid CO2 uitstoot van werkgebonden mobiliteit. Deze regeling helpt jou werkgevers bewuster om te gaan met reizen naar en voor het werk.
Voor welke bedrijven geldt dit?
De verplichting geldt voor bedrijven met 100 of meer medewerkers. Werken er in jouw bedrijf 100 of meer medewerkers dan ben je verplicht te rapporteren over het zakelijke verkeer en het woon-werk verkeer van jouw medewerkers. De peildatum voor het bepalen van het aantal medewerkers is 1 januari van het jaar waarover je rapporteert.
Een medewerker telt mee wanneer deze bij jou in dienst is met een contract voor 20 of meer uur betaald werk per maand. Uitzendkrachten, gedetacheerde medewerkers en vrijwilligers tellen niet mee, seizoenarbeiders die op de peildatum in dienst zijn voor minimaal 20 uur per maand wél. Wanneer er bij jou sprake is van meerdere KvK-nummers dan moeten het aantal medewerkers per KvK-nummer geteld worden. Het rapporteren is dan ook per KvK-nummer.
Wanneer je minder dan 100 medewerkers in dienst hebt en je wilt toch bijdragen aan de regeling, dan mag dat vrijwillig.
Welke gegevens geef je door?
De rapportageverplichting gaat in op 1 juli 2024. Het mag echter wel al eerder, vanaf 16 mei 2023 kunnen gegevens al vrijwillig worden aangeleverd. De verplichting houdt in dat je ieder jaar een opgave doet van het totaal aantal gereisde kilometers door de medewerkers voor jouw bedrijf. Deze kilometers moeten per vervoermiddel en type brandstof worden gerapporteerd. Ook moet worden aangegeven of het om zakelijke kilometers of woon-werk kilometers gaat. De gegevens kun je indienen door het online formulier op de site van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland in te vullen en op te sturen. De door jou ingevoerde gegevens worden door de RVO vanaf 2025 automatisch doorgegeven aan de (regionale) omgevingsdienst. Zij controleren of werkgevers de gegevens op tijd en goed hebben ingediend. Elk jaar moet de rapportage voor 1 juli zijn ingediend van het jaar daarvoor. Vrijwillig aangeleverde gegevens worden niet naar de omgevingsdienst gestuurd. Deze worden alleen gebruikt voor onderzoek, als je daar in het formulier toestemming voor hebt gegeven.
Voor welke vervoersmiddelen je de kilometers moet bijhouden kun je terugvinden in de handreiking voor werkgevers. Hier vind je per soort mobiliteit praktische tips vinden over hoe je dit het beste kunt aanpakken.
Wat kun je doen aan voorbereiding?
Allereerst is het handig om te checken of jouw bedrijf überhaupt onder de verplichting valt. Dus hoeveel medewerkers zijn er bij jouw bedrijf werkzaam of verwacht je op de peildatum in dienst te hebben? Daarnaast is het verstandig de huidige administratie rondom het registeren van kilometers onder de loep te nemen. Kun je de rapportage invullen met de gegevens die je hebt ontvangen? Of zijn wellicht aanpassingen nodig? Bijvoorbeeld op het declaratieformulier of in het declaratiesysteem, waar jouw medewerkers naast kilometers ook moeten kunnen noteren om welk vervoersmiddel met welk brandstoftype het gaat. En bij leaseauto’s is het bijvoorbeeld belangrijk dat wanneer er ook privé gereden wordt, dit duidelijk uitgesplitst wordt, de privé kilometers tellen namelijk niet mee.
Na het indienen via de site van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, ontvang je als werkgever direct een rapportage met daarop de ingediende gegevens en de daarbij behorende CO2 uitstoot. Ook krijg je hierbij algemene tips en adviezen hoe je de duurzaamheid eventueel kunt verbeteren en wie daarbij zou kunnen helpen.