Werving en selectie

Er zijn verschillende arbeidsvormen die je kunt inzetten. Denk hier vooraf over na, zo kun je bepalen of je zelf een medewerker gaan zoeken of dat je het wellicht gaat uitbesteden of combineren.  Zo kun je ervoor kiezen om een medewerker zelf in dienst te nemen en het salaris te betalen of je kunt het uitbesteden. Het is tegenwoordig niet meer moeilijk om dit zelf te regelen als werkgever. Mocht je toch een medewerker via bijvoorbeeld een uitzendbureau inhuren, wees dan kritisch op de voorwaarden en de rechten en plichten waar iedereen mee te maken heeft.

Schat in voor welke periode, of voor hoeveel tijd, een medewerker nodig is. Voor kortdurende dienstverbanden zijn de volgende mogelijkheden geschikt: je kunt iemand zelf tijdelijk in dienst nemen, iemand inhuren via een uitzendbureau of je kunt iemand zelf werven en via een bureau of boekhouder laten verlonen(payrolling). Je kunt ook iemand als oproepkracht aannemen met een dienstverband of ook laten verlonen via een bureau. Voor kortdurende, onregelmatige werkzaamheden wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van een loonbedrijf of een zzp’er.

Vaak is het gebruikelijk om te beginnen met een contract voor bepaalde tijd, maar het is ook mogelijk om direct bij start een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd overeen te komen. Aandachtspunt hier is zijn dat de proeftijd langer mag zijn. Namelijk twee maanden. Als de proeftijd voorbij is loopt de arbeidsovereenkomst niet van rechtswege af.

Maak vooraf een omschrijving van de werkzaamheden die je een medewerker wilt laten doen. Je kunt hierbij het functiehandboek gebruiken, waarin de meest voorkomende functies zijn vastgelegd. Wanneer je de werkzaamheden van de medewerker goed in beeld hebt, leidt dit tot een functie indeling in de loontabel van de bijbehorende cao. Dit vormt de basis voor de beloning van de medewerker. Is er bij jouw bedrijf geen cao van toepassing? Neem dan contact op met de Werkgeverslijn, dan kunnen we samen bekijken wat jouw werknemers zouden moeten verdienen.

Bepaal welke cao voor jouw werkzaamheden van toepassing is. Bekijk in de cao de werkingssfeer. Twijfel je hierover? Neem dan contact op met de Werkgeverslijn. In de cao staan afspraken over bijvoorbeeld arbeidsduur, beloning, overwerktoeslag en vakantiedagen. Bereken op basis hiervan globaal wat een medewerker gaat kosten. Bovenop het brutosalaris dat je een medewerker uitbetaalt, komen zogeheten werkgeverslasten.

Houd rekening met het verschil tussen bruto en netto loon. Communiceer niet in netto loon. Dit is vaak per persoon verschillend. De bedragen die in de loontabel genoemd worden zijn altijd bruto. Hier komen nog werkgeverslasten overheen, waarna loonheffing en werknemersverzekeringen afgetrokken worden en het nettoloon overblijft wat de medewerker uiteindelijk ontvangt. De beloning stijgt periodiek doordat bijvoorbeeld het wettelijk minimumloon stijgt of in de cao loonsverhogingen bepaald zijn. Daarbij heeft de medewerker vaak jaarlijks recht op de toekenning van een loontrede, waardoor het salaris ook stijgt.

Het werven van nieuwe medewerkers kan via diverse kanalen plaatsvinden. Een groot gedeelte verloopt in de agrarische sector via mond-tot-mond reclame. Zo kan het eigen personeel een goede bron zijn voor het werven van nieuwe medewerkers, omdat zij familie of kennissen kunnen voordragen op openstaande functies. Eigen personeel kan meestal prima inschatten of het familielid of de kennis de betreffende functie kan vervullen en of deze past binnen het bedrijf. Is er in de familie of kennissenkring iemand die geïntercedeerd is in een functie bij jouw bedrijf? Nodig hem of haar dan uit voor een gesprek. Stel ze een aantal vragen die je hebt voorbereid en laat vooral de kandidaat veel praten. Klikt het tussen jullie? Heeft de kandidaat de certificaten die nodig zijn om het werk te mogen doen? Denk hierbij aan bijvoorbeeld een trekker-rijbewijs of een spuitlicentie. Bespreek de werktijden die je in gedachten hebt.

Je vindt de kandidaat van jouw keuze. Dit betekent dat je de sollicitatieprocedure af kunt ronden en een kandidaat een salarisvoorstel kunt doen, maar ook kandidaten af moet wijzen. Wanneer afspraken met een medewerker niet op papier staan, kan dit leiden tot vervelende discussies. Stel daarom altijd een arbeidsovereenkomst op. De cao stelt een aantal verplichtingen aan de inhoud van de arbeidsovereenkomst.

Wanneer je personeel op je bedrijf hebt, maar ook wanneer dit stagiaires, zzp’ers of enkel bezoekers zijn, is de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing. Zo ben je verplicht om een risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) op te stellen. Zorg ervoor dat de Risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) gedaan is op jouw bedrijf voordat de werknemer begint. Ook moet je zaken regelen als bedrijfshulpverlening. Stigas adviseert werkgevers over veilig en gezond werken en heeft een speciale branche RI&E, afgestemd op jouw eigen sector, ontwikkeld.

Als werkgever heb je een aantal administratieve verplichtingen:

• Je moet de identiteit van je medewerker zorgvuldig controleren.
• Daarnaast moet je als je voor de eerste keer met personeel gaat werken een loonheffingennummer aanvragen bij de Belastingdienst, waarop je vervolgens loonheffing in moet houden van het loon van je medewerker. Je boekhouder berekent om welk bedrag dit precies gaat.
• Je verzorgt de aanmelding bij Colland en BPL Pensioen ten behoeve van het pensioen en de werknemersverzekeringen.
• Een medewerker heeft recht op vakantiegeld, het is verstandig hier alvast een reservering voor te maken.
• Er bestaat een mogelijkheid het risico op doorbetalen van het salaris tijdens ziekte te verzekeren via een ziekteverzuimverzekering. Deze kan bijvoorbeeld via Sazas afgesloten worden.
• Wanneer je zaken doet met een uitzendbureau, heb je, wanneer dit uitzendbureau niet NEN 4400 gecertificeerd is, het risico hoofdelijk aansprakelijk gesteld te worden wanneer het betreffende bureau niet aan zijn verplichtingen voor het betalen van het minimumloon en minimum aantal vakantiedagen voldoet. Vanuit de agrarische cao’s is het zelfs verplicht gesteld enkel zaken te doen met een gecertificeerd bureau!
• Stem met je boekhouder of salarisadministrateur af dat de medewerker regelmatig salarisstroken en de jaaropgaven krijgt. Je mag deze administratie natuurlijk ook zelf voeren.

Je personeelsadministratie omvat naast de loonadministratie ook het personeelsdossier, met daaronder het contract, verslagen van functioneringsgesprekken, ziekteverzuim, vakantiedagen en dergelijke. Een mate van structuur hierin helpt je niet alleen bij het voeren van de administratie, maar maakt het ook gemakkelijker zaken terug te vinden als dit later nodig blijkt te zijn, voor uzelf, voor de medewerker of voor een partij als de Belastingdienst. In verband met de privacy van de medewerker zijn er een aantal voorschriften voor het omgaan met vertrouwelijke gegevens en de bewaartermijn van gegevens. Met alle digitale mogelijkheden die de huidige tijd biedt, bestaan er ook pakketten waarin je je arbeidszaken online kunt organiseren.

Besteed tijd aan het uitleg geven aan de medewerker. Denk hierbij aan wat de taken zijn, maar vooral ook wat de werkmanieren op je bedrijf zijn. Vooral de eerste werkdag is hierin belangrijk. Uit de praktijk blijkt dat, ervan uitgaan dat iemand wel snapt hoe het werkt, niets vanzelfsprekend is. Investeer in een medewerker en blijf dit doen. Geef aandacht, luister en geef complimenten. Houd zeker één keer per jaar een functioneringsgesprek. Laat de medewerker zelf uitleggen wat hem geboeid blijft houden aan je bedrijf en vul het antwoord niet zelf in. Maak een verslag van het functioneringsgesprek. Het is niet alleen de medewerker die hiervan leert, maar dat doet je als werkgever ook. Kortom: gedraag je als goed werkgever, dit komt de arbeidsproductiviteit alleen maar ten goede. Vanuit Colland Arbeidsmarkt zijn scholingsfondsen beschikbaar die het vergroten van de kennis en vaardigheden van je medewerker toegankelijker maken.

De overgang van ondernemer naar werkgever maakt ook dat je naar je medewerker een zorgplicht en een bepaalde mate van verantwoordelijkheid heeft die zelfs aansprakelijkheid op kan leveren. Dit betreft voor medewerkers en het inlenen van arbeid onder meer het naleven van wettelijke bepalingen. De Werkgeverslijn helpt je hierbij door kennis te verzamelen over de geldende regelgeving en door je op de hoogte te houden van eventuele wijzigingen.

Werving & selectie is het proces rondom het selecteren van een nieuwe medewerker. Het aannemen en inwerken van een nieuwe medewerker kost veel tijd. Een gedegen aanpak aan het begin en zelfs al in het voortraject van de nieuwe arbeidsrelatie voorkomt echter problemen en onduidelijkheid later.

De Werkgeverslijn heeft een tool ontwikkeld met daarin een aantal tips, handvatten en andere informatie over de werving & selectie van een nieuwe medewerker. De tool bevat o.a.:

• Informatie over opstellen van een functieprofiel en vacaturetekst;
• Een overzicht van wervingskanalen;
• Tips voor het selecteren van de juiste kandidaat door bijvoorbeeld het inwinnen van referenties;
• Een voorbeeld sollicitatieformulier en vragenlijst voor het sollicitatiegesprek;
• Een voorbeeldbrief om een kandidaat uit te nodigen of af te wijzen voor een sollicitatiegesprek;
• Een overzicht van relevante wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan wat je mag vragen over de gezondheid van een kandidaat en het controleren van social media.

Bekijk hier de tool voor werving en selectie.