In gesprek met jouw werknemer

Ontwikkel/functioneringsgesprekken en zijn waardevolle momenten om het gesprek met elkaar aan te gaan. Deze gesprekken dragen bij aan goede prestaties, duidelijkheid over de taken, werkplezier, groei en een goede sfeer op het bedrijf. Een functioneringsgesprek gaat over over het huidige functioneren.  
Een ontwikkelgesprek gaat over de toekomst: hoe kan een werknemer zich verder ontwikkelen in zijn functie of binnen het bedrijf? Vaak worden beide onderdelen gecombineerd in één gesprek.

Het gesprek voorbereiden 
Voor een succesvol gesprek is het belangrijk dat beide partijen zich goed voorbereiden.  

• Kondig een functioneringsgesprek altijd tijdig bij de medewerker aan, bijvoorbeeld minstens een week van tevoren (link naar voorbeeld uitnodiging) 
• Denk als werkgever na over het functioneren van de medewerker over de afgelopen periode. Maar denk ook na over de toekomst: wat zijn je verwachtingen van de werknemer en welke (door-)groeimogelijkheden zie je 
• Vraag van je werknemer om een lijstje met bespreekpunten op te stellen en die vooraf met je te delen. Andersom doet je dat ook.   
• Een schuine opstelling bevordert de gelijkwaardigheid, je kunt daarom beter niet tegenover elkaar gaan zitten. 

Het gesprek 

• Begin met het ijs te breken en de medewerker op zijn/ haar gemak te stellen. Vraag bijvoorbeeld naar een hobby of de thuissituatie. Maar realiseer je tegelijkertijd ook dat dit soms gelijk een ‘probleem’ kan opleveren als het thuis bijvoorbeeld niet goed gaat. Verduidelijk nogmaals wat het doel en de motivatie van het functioneringsgesprek is en hoelang het gesprek duurt. Leg uit waarom je schriftelijke afspraken maakt en wat daarmee gebeurt. Is er al een eerder gesprek geweest? Kom dan terug op de eerder gemaakte afspraken. Zijn deze gerealiseerd en zo niet, waarom niet?  
• Heb je nog nooit eerder een functioneringsgesprek gevoerd met je medewerkers? Dan is het goed om medewerkers vooraf te informeren waarom je dit wil gaan opstarten. Licht je medewerkers bijvoorbeeld in tijdens een werkoverleg. 
• Gebruik een gespreksformulier maar laat de medewerker altijd beginnen met het geven van inbreng. Discussieer met de medewerker over wederzijdse verwachtingen en zoek bij eventuele problemen met de medewerker naar voor hem uitvoerbare oplossingen en mogelijkheden.  
• Stel aan het begin van het jaar doelen vast op prestaties, werkinhoud, eventuele onderlinge samenwerking. Plan gedurende het jaar regelmatig een gesprek in om deze afspraken te monitoren op voortgang. 
• Werk met SMART doelen, (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) om afspraken over het functioneren te bespreken en/of vast te leggen. Controleer ook samen of deze afspraken zo goed zijn vastgelegd en haalbaar zijn.  
• Vat alle gemaakte afspraken samen en controleer bij de medewerker of hij hier hetzelfde over denkt. Vraag aan de medewerker of hij zelf tevreden is met het verloop van het gesprek. 
• Maak tijdens het gesprek notities en werk dit uit in een verslag van het functioneringsgesprek. Vat de actiepunten uit het gesprek in een samenvatting. Geef de medewerker een conceptverslag en vraag of hij opmerkingen heeft en verwerk deze. Laat het verslag voor akkoord tekenen en bewaar in het personeelsdossier. 

Welke vragen kan je stellen in het onderdeel functionering

• Waar loop je tegenaan in je werk? 
• Welke werkzaamheden gaan je makkelijk af? 
• Welke taken doe je het liefst? Waarom? 
• Zijn er momenten geweest waarop je werk lastiger was? Waardoor kwam dat? 
• Heb je voldoende duidelijkheid over wat er van je verwacht wordt? 
• Hoe verloopt de samenwerking met collega’s? 
• Is de communicatie op het bedrijf duidelijk genoeg? 
• Durf je vragen te stellen als iets niet duidelijk is? 

Gebruik ook ons gespreksformulier als leidraad.

Welke vragen kan je stellen in het onderdeel ontwikkeling

• Wat zou je graag beter willen kunnen in je werk? 
• Zijn er werkzaamheden die je zou willen leren? 
• Heb je behoefte aan instructie, begeleiding of uitleg? 
• Zie je jezelf hier over een jaar nog werken? In welke rol? 

Gebruik ook ons gespreksformulier als leidraad.

Het kenmerk van een beoordelingsgesprek is beoordeling, conclusie en vastlegging. Een beoordelingsgesprek moet zorgvuldig en onderbouwd zijn. Zeker als het gevolgen kan hebben voor: contractverlenging, salaris, taken, eventueel een verbetertraject. 

Beoordeling, hoe bereid je een beoordelingsgesprek voor? Zorg dat je

• Concrete voorbeelden hebt (gedrag, werk, momenten) 
• Eerdere afspraken kent 
• Objectief blijft (feiten, geen gevoelens) 
• Vooraf het gesprek aankondigt als beoordelingsgesprek 

Opbouw van het beoordelingsgesprek
Wees duidelijk over doel en werkwijze. 

Welke vragen kan je stellen in het beoordelingsgesprek?

• Heb je vooraf nagedacht over je functioneren en deze eindbeoordeling
  
• Zijn er zaken die jij belangrijk vindt om vandaag te bespreken?
• Kun je voorbeelden noemen van wat goed ging?
• Waar zijn doelen of afspraken niet gehaald? 
• Hoe beoordeel je je inzet en werkhouding? 
• Hoe vind je dat je bent omgegaan met extra werkdruk in drukke periodes? 
• Hoe verloopt de samenwerking met collega’s? 

Werk met vaste thema’s (dit voorkomt willekeur)

• Uitvoering van het werk
• In hoeverre zijn de werkzaamheden goed en volgens afspraak uitgevoerd? 

Conclusie: hoe communiceer je jouw oordeel als werkgever naar aanleiding van het gesprek?
Vat samen wat je hebt besproken en wat je oordeel is vanuit jouw kant. Je geeft een duidelijke beoordeling (bijv. goed / voldoende / onvoldoende).

Vragen die je kunt stellen: 

• Herken je jezelf in deze beoordeling? 
• Wil je hierop reageren? 

De medewerker mag een reactie geven, maar het eindoordeel is aan de werkgever. Bespreek de beoordeling aan de hand van wat dit betekent voor de medewerker zoals de voortzetting van een contract, verbeterafspraken, wijziging van salaris e.d.

Vragen die je als afsluiting nog kan stellen: 

• Wat heb jij nodig om te verbeteren?
• Is het gesprek duidelijk? 
• Heb jij nog verdere aanvullingen 

Vastlegging: hoe zorg je dat de afspraken naderhand ook nog helder zijn

• Maak een samenvatting van de beoordeling en deel deze ook met je werknemer
• Maak concrete afspraken over verdere voortgang (wie doet wat, wanneer)
• Zorg voor een ondertekening (voor gezien/ontvangen/akkoord

Waarom vastleggen? 

Een goede verslaglegging en dossieropbouw zijn onmisbaar. Wanneer je afspraken maakt over prestaties of gedrag, is het belangrijk om deze helder te formuleren: wat is besproken, wat zijn de verbeterpunten en welke ondersteuning bied jij? Laat de medewerker het verslag altijd tekenen. Hiermee voorkom je dat er achteraf discussie ontstaat over de inhoud. 

Bij deze verslaglegging moet je scherp blijven op privacy en AVG. Je mag als werkgever alleen vastleggen wat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van het werk. Om te zorgen voor gelijkheid en het voorkomen van discriminatie gebruik je voor iedere medewerker dezelfde structuur en objectieve criteria. Er zijn specifieke momenten wanneer het verstandig is om je afspraken met je werknemer vast te leggen. Naast de jaarlijkse cyclus zijn dit vooral de momenten waarop het functioneren afwijkt van de norm, zowel positief als negatief. Zodra een dossier complex wordt – denk aan een verstoorde arbeidsverhouding of een verbetertraject dat niet aanslaat – is het raadzaam om tijdig een adviseur of jurist in te schakelen.  

Vertrekt een werknemer, dan is een exitgesprek vaak de laatste kans om waardevolle feedback te krijgen. Waarom gaat iemand weg? Wat vonden ze van de sfeer, de werkdruk, de leiding? Ook al is het vertrek niet vrijwillig, een eerlijk gesprek kan helpen om je bedrijfsvoering te verbeteren. In de agrarische sector, waar personeelsbehoud lastig kan zijn, kunnen exitgesprekken inzichten geven die je niet uit cijfers haalt zoals werkdruk, werkcultuur, roostering, ongewenst gedrag. Exitgesprekken zijn niet verplicht maar kunnen wel verstandig zijn. Let op: probeer vooral informatie op te halen en ga niet in de verdediging.

Wanneer zijn ze zinvol:

• Structureel verloop
• Vertrek sleutelfiguren in je onderneming
• Signalen van onvrede of verzuim voorafgaand aan het vertrek
• Bij behoefte aan een beeld als aantrekkelijke werkgever

Wanneer zijn ze niet zo zinvol:

• Bij zeer korte dienstverbanden waarbij er weinig binding is geweest
• Conflicten die al juridisch zijn geëscaleerd.

Gebruik ook ons gespreksformulier als leidraad.

Het af en toe voeren van een gesprek over het welzijn van je werknemers kan heel verstandig zijn. Zeker als er signalen zijn dat er iets aan de hand is, denk bijvoorbeeld aan geldzorgen. Het kan soms lastig zijn om zulke gesprekken te voeren. Wat doe je dan in zo’n geval? 

• Benoem wat je ziet of is opgevallen, zoals “ik heb het gevoel dat je de laatste tijd wat stiller bent, hoe gaat het met je?
• Deel eerst zelf: “Ik merk dat ik deze week best moeite had met…” maakt het voor de ander makkelijker om ook kwetsbaar te zijn.
• Gebruik het spiegeleffect, wees open over je eigen gevoelens en ervaringen om zo ook de ander uit te nodigen over diens gevoelens te praten
• Neem de tijd en luister actief als je werknemer aangeeft dat er iets niet lekker loopt. Soms is een oplossing niet direct nodig maar is een luisterend oor voldoende.
• Zorg dat het niet aanvoelt als een verhoor, maar een interesse gesprek, laat het doel duidelijk zijn.
  

Het doel van verzuimgesprekken is het contact houden met je werknemer, het ondersteunen van herstel en het voorkomen dat het verzuim langer duurt dan noodzakelijk. Waar moet je rekening mee houden, hierbij wat tips:

• Toon betrokkenheid, begin te vragen met hoe het met de werknemer gaat 
• Houd het laagdrempelig, voorkom druk of oordeel maar houd een open blik 
• Focus op mogelijkheid, wat kan de werknemer wél (aangepast werk of werktijden?) 
• Hanteer een uniforme aanpak voor je gesprekken zodat er geen schijn van discriminatie ontstaat 
• Maak afspraken over contactmomenten, werkhervatting en vervolgstappen
• Leg ook hier vast wat de gemaakte afspraken zijn en deel dit met de werknemer. Let op, medische details horen nooit in een gespreksverslag thuis; beperk je tot de impact van eventuele beperkingen op de werkzaamheden. Je verslag moet feitelijk, zorgvuldig en controleerbaar zijn. 

Aandachtspunten voor in het gesprek
Je mag wel vragen:

• Hoelang verwacht je ziek te zijn
• Zie jij mogelijkheden als er aangepast werk is
• Wat heb je nodig om je terugkeer te ondersteunen
• Woe kunnen we je het best bereike

Je mag niet vragen naar:

• De aard of oorzaak van de ziekte
• Medische details of diagnoses, medische beoordelingen zijn voor de bedrijfsart
  

Actief luisteren betekent dat je de medewerker die jou iets wil vertellen, de gelegenheid geeft en stimuleert om te vertellen wat werkelijk belangrijk is. Om dit te bereiken, moet je je ‘als luisteraar’ actief opstellen: je moet iets doen om te laten merken dat je geïnteresseerd bent. Zowel uit je verbale als uit non-verbale reacties moet op te maken zijn dat je aandacht voor de ander hebt, dat je het belangrijk vindt te weten hoe de situatie voor hem in elkaar zit. Door actief te luisteren voorkom je dat je voorbarige conclusies trekt, en dat je de medewerker adviezen geeft waar deze niets aan heeft. Ook biedt actief luisteren de medewerker de mogelijkheid om zijn verhaal kwijt te raken/kunnen. Dit geldt ook voor problemen waarvoor geen oplossing bestaat, het praten lucht in ieder geval op. Daardoor worden problemen die niet zijn op te lossen vaak gemakkelijker te accepteren.

Om het luisteren in je gedrag zichtbaar te maken zijn de volgende aspecten van belang: 

• Kijk de ander aan;
• Neem een geïnteresseerde houding aan; 
• Moedig de medewerker aan om door te gaan;
• Vraag door als iets niet duidelijk is;
• Vat regelmatig samen.

Vraag eens aan de medewerker om een score te geven. Bijvoorbeeld: hoe waardeer je de werkdruk op een schaal van 1 tot 10? Laat de medewerker zijn cijfer toelichten en vraag bijvoorbeeld wat jij als werkgever kunt doen om de score te verhogen of te verlagen. Geef bij bepaalde onderdelen zelf ook een score, zowel een verschil als dezelfde scores geeft een aanzet tot gesprek. 

Het is van belang met enige regelmaat na te gaan of je de medewerker tot nu toe wel goed hebt begrepen. Je kunt zo ook laten merken dat je aandachtig luistert. Een samenvatting vormt een rustpunt tijdens het gesprek. Er komen geen nieuwe onderwerpen aan de orde: wat al gezegd is wordt op een rijtje gezet. De medewerker krijgt als het ware een spiegel voorgehouden. Hij hoort de kern van zijn verhaal zoals dat op jou is overgekomen. Een samenvatting kan ook correcties en/of aanvullingen uitlokken en de medewerker stimuleren om met nieuwe ideeën te komen. 

• Bij het luisteren en samenvatten geef je niet direct zelf richting aan het gesprek. Wanneer je vragen stelt is dat anders. Dat doe je immers alleen als een bepaald onderwerp nog niet aan de orde is gekomen dat volgens jou wel besproken moet worden of wanneer er blijkbaar meer informatie te verkrijgen is dan je tot dat moment hebt. Omdat je vaak niet weet welke informatie je nog mist, moet je ervoor zorgen dat jouw vragen voldoende ruimte laten. Vragen als “Kun je daar wat meer over vertellen?” of “Hoe bedoel je dat precies?” zijn dar heel handig voor. Wat voor soort vragen je in het gesprek het beste kunt stellen, hangt af van wat en hoeveel je te weten wilt komen. De vragen die je stelt hebben grote invloed op de uitgebreidheid van de antwoorden. Je kunt gesloten en open vragen stellen, het verschil hiertussen heeft te maken met de ruimte die je de medewerker laat om zijn eigen antwoord te formuleren
  Open vragen zijn vragen die vragen die beginnen met hoe, wat, wanneer, op welke manier. Ze leveren inzicht en informatie op over oorzaken, motivatie en beleving. 

Gesloten vragen zijn vragen waar je meestal met ja/nee kan antwoorden. Ze zijn kort, duidelijk, bevestigend en kunnen inzicht geven of afspraken begrepen zijn.