Onboarding
- 5 maart 2025
- Laatste update: 11 maart 2025
Onboarding is het proces waarin je nieuwe werknemers op een goede manier laat landen in je organisatie. Onboarding betekent letterlijk ‘aan boord stappen’. Hoe zorg je ervoor dat jouw nieuwe werknemers goed aan boord kunnen stappen en zich snel thuis voelen bij jou in het bedrijf? Wat is dan het verschil tussen inwerken en onboarden? En wat komt er allemaal bij kijken? We leggen het je op deze themapagina allemaal uit.
Inwerken of onboarden?
Inwerken en onboarden zijn beide essentieel voor het succes van nieuwe werknemers, maar ze verschillen in betekenis. Inwerken richt zich op het snel operationeel maken door training en begeleiding, terwijl onboarden het volledige proces omvat, inclusief training en integratie in de organisatie en haar cultuur. Een gestructureerd onboardingsprogramma vergroot de kans op succes, zorgt voor meer betrokkenheid, verkleint de kans dat de werknemer (snel) vertrekt en helpt de nieuwe collega sneller productief te zijn. Een succesvol onboardingsprogramma is verankerd in alle onderdelen van de organisatie en begint ruim voor de eerste werkdag.
Preboarding
Zoals gezegd begint het goed aan boord laten komen van een werknemer al (ruim) voor de eerste werkdag. Dit wordt ook wel preboarding genoemd. Dat is dat deel van het totale proces dat plaatsvindt vóór de eerste werkdag van een nieuwe werknemer. Het is bedoeld om nieuwe werknemers te verwelkomen in het team, hen voor te bereiden op hun nieuwe rol en ervoor te zorgen dat ze zich al vóór hun eerste dag betrokken voelen bij het bedrijf.
Het doel van pre-boarding is het creëren van een werkomgeving waarin de nieuwkomer zich direct welkom voelt. De werknemer is goed geïnformeerd, andere collega’s zijn op de hoogte en de werkplek is volledig ingericht.
Het is natuurlijk afhankelijk van de functie die de werknemer gaat vervullen welke acties er in de periode voordat de nieuwe werknemer start nodig zijn. Maar er zijn natuurlijk ook onderdelen die voor elke nieuwe werknemer van belang zijn.
Zaken waar je aan moet denken voordat jouw nieuwe werknemer start
HR zaken
- Neem de werknemer op in de personeels- en salarisadministratie.
- Bereid een welkomstdocument voor met daarin:
– Een welkomstbrief;
– Taakomschrijving, inclusief informatie over veiligheid en gezondheid in het bedrijf;
– Namen en telefoonnummers van contactpersonen;
– Plattegrond, parkeerinformatie en informatie over het OV;
– Missie van de organisatie en de bedrijfswaarden;
– Informatie over de afdeling. - Verstuur/overhandig het personeelshandboek.
De Werkgeverslijn heeft een personeelsboek beschikbaar voor Open Teelten en Productiegerichte Dierhouderij. Deze zijn onderaan de pagina te downloaden. - Geef uitleg over de proefperiode en het verlengen van tijdelijke contracten.
- Zorg eventueel voor een introductievideo en stuur deze per e-mail of Whatsapp.
- Meld de werknemer aan voor relevante trainingen.
Informeren
- Informeer de directe collega’s over de nieuwe werknemer:
– Startdatum, rol en achtergrond van de werknemer.
– Zet de nieuwe werknemer in de cc als je dit per e-mail doet. - Stel een rolomschrijving op voor de opleider/buddy en de teamleider.
- Kies een buddy die de werknemer gaat inwerken:
– Informeer over zijn/haar rol en geef tips en suggesties. Eventueel kan deze persoon hiervoor een training volgen. - Contact de nieuwe werknemer:
– Bevestig de startdatum, tijd, locatie, parkeerbehoefte, dresscode, wat mee te nemen op de eerste werkdag, etc.
– Neem het werkprogramma door voor de eerste dagen (stuur dit ook per e-mail).
– Geef de naam van de buddy en leidinggevende door.
– Geef de medewerker de kans om vragen te stellen.
Werkzaamheden
- Bereid de agenda van de werknemer voor de eerste twee weken voor:
– Voeg eventuele vaste vergaderingen toe aan de agenda.
– Plan afspraken met mensen die essentieel zijn voor de eerste weken. - Plan de eerste taak van de werknemer.
- Plan voor de eerste dag een overleg of lunch voor de nieuwe medewerker en andere collega’s.
- Plan een rondleiding door het bedrijf en/of meewerkdagen op verschillende afdelingen.
Werkplek
- Kantoorpersoneel:
– Zorg voor een nette werkplek.
– Leg benodigde kantoorartikelen en ICT klaar.
– Voeg de werknemer toe aan alle relevante maillijsten.
– Bestel visitekaartjes. - Productie:
– Zorg dat voldoende materialen, middelen en gereedschap beschikbaar zijn om het werk uit te voeren. - Bestel sleutels of een toegangspas.
- Bestel waar nodig apparatuur (computer, printer, tablet, telefoon) en software.
- Zorg dat IT-zaken klaar zijn vóór de eerste werkdag zodat de medewerker kan inloggen, de toegangspas werkt en bereikbaar is.
Eerste werkdag
Op de eerste werkdag is het belangrijk dat de nieuwe werknemer zich welkom voelt en voorbereid is om aan het werk te gaan. Een goede eerste indruk van de taken en de verwachtingen van de organisatie zijn hierbij essentieel.
Je start met een warm welkom voor de nieuwe werknemer. Je zorgt er als werkgever voor dat je er bent om hem te kunnen verwelkomen. Ook stel je de nieuwe werknemer voor aan de collega’s op de werkvloer en wanneer er sprake is van een buddy, zorg je ervoor dat zij de ruimte krijgen om met elkaar kennis te maken en afspraken te maken. Afhankelijk van wat noodzakelijk is om de functie goed te kunnen uitvoeren praat je de nieuwe werknemer bij over zijn nieuwe werkomgeving; wat is het doel, hoe ziet de organisatiestructuur eruit en wat doen bijvoorbeeld andere afdelingen of teams. Indien nodig spreek je de taakomschrijving nogmaals door en leg je uit hoe de werkzaamheden binnen deze functie bijdragen aan het geheel van de afdeling en van het bedrijf.
Ook praktische zaken zoals uitleg over het werken met bepaalde machines of installaties en het overhandigen van bijvoorbeeld sleutels of een toegangspas. Laat de werknemer eventuele inlogcodes testen en verstrek relevante veiligheids- en calamiteiteninformatie. Wanneer er trainingen en opleidingen nodig zijn dan is het goed om deze door te nemen en neem de nieuwe werknemer mee in het introductieprogramma. Ook is belangrijk te weten voor de nieuwe werknemer hoe het werkt met ziekmelden, het opnemen van vakantie en bijvoorbeeld overwerk.
Eerste week
In de eerste week is er voornamelijk aandacht voor het vergroten van kennis van de interne processen en wat er van de nieuwe werknemer wordt verwacht. De werknemer voelt zich op zijn of haar plek in zijn nieuwe werkomgeving.
Een aantal punten die van belang zijn in de eerste werkweek van een nieuwe werknemer op jouw bedrijf:
Socialisatie en HR
- Maak een afspraak voor een persoonlijk welkomstgesprek met het afdelingshoofd, manager en/of directie.
- Check hoe de kennismaking met andere teams of afdelingen verloopt en of daar vragen over zijn.
- Leg de jaarlijkse ontwikkel- en beoordelingscyclus uit en vertel hoe targets worden vastgesteld.
Werkzaamheden en verwachtingen
- Geef een eerste zelfstandige opdracht. Maak deze relatief klein en makkelijk uitvoerbaar.
- Plan dagelijks een kort contactmoment in.
- Plan een nabespreking of evaluatie nadat de eerste taken zijn gedaan en vergaderingen of trainingen zijn bijgewoond.
- Geef indien nodig aanvullende informatie over de afdeling en organisatie om de kennis van de missie, waarden, doelen en initiatieven te vergroten.
Technologie en toegang
- Vraag of al het apparatuur en de werkmaterialen goed functioneren en geef toelichting waar nodig.
Eerste maand
De nieuwe werknemer weet gedurende de eerste maand steeds beter hoe de prestaties zich verhouden tot de verwachtingen van de organisatie. De werknemer blijft werken aan ontwikkeling, kennis van de organisatie en het netwerk.
Socialisatie
- Blijf de werknemer voorstellen aan sleutelpersonen in de organisatie en neem hem of haar mee naar relevante bijeenkomsten.
- Plan een bijeenkomst met de werknemer, de buddy en de leidinggevende om de eerste weken te bespreken en vragen te beantwoorden.
- Als de werknemer nog geen rondleiding door het bedrijf en/of andere bedrijfsonderdelen heeft gehad, regel dit dan alsnog.
Training en ontwikkeling
- Check of de werknemer het introductieprogramma heeft afgerond.
- Vraag om feedback over het introductieprogramma en deel dit, voor zover gepast en relevant, met anderen in de organisatie
- Zorg ervoor dat de werknemer is ingeschreven voor (de noodzakelijke) trainingen en opleidingen.
Taken en verwachtingen
- Plan regelmatig evaluaties in om in de gaten te houden of de voortgang van het inwerken goed gaat.
- Geef tijdig relevante feedback.
- Vraag om feedback en wees bereikbaar voor vragen.
- Geef uitleg over het prestatiemanagementsysteem en het beloningssysteem.
- Evalueer de prestaties van en bespreek de professionele ontwikkeldoelen. Geef een extra taak waarmee de werknemer zich verder kan ontwikkelen.
Eerste kwartaal
Na het eerste kwartaal is de nieuwe werknemer volledig op de hoogte van de rol en verantwoordelijkheden. Hij of zij begint zelfstandig te werken, levert waardevol werk af en voelt zich betrokken bij het werk. De werknemer past inmiddels helemaal in de organisatie, op zowel professioneel als sociaal niveau.
Socialisatie
- Betrek de werknemer bij een klus of activiteit buiten de directe werkomgeving.
- Nodig de werknemer uit voor bedrijfsevenementen en stel hem of haar voor aan anderen.
- Plan een bijeenkomst met de werknemer en de buddy om het formele buddytraject af te sluiten.
- Bespreek hoe het is gegaan en wat nog verder nodig is.
Training en ontwikkeling
- Vraag of de benodigde training is afgerond en de informatie helder is.
- Informeer over aanvullende opleidings- en ontwikkelmogelijkheden.
Taken en verwachtingen
- Blijf regelmatig evaluaties inplannen.
- Voer een informeel gesprek over de afgelopen drie maanden en zorg voor openheid om wederzijds feedback.
- Blijf erop toezien dat de werknemer opdrachten krijgt die uitdagend maar uitvoerbaar zijn.
- Bespreek aanvullende wensen en behoeften, zoals de mogelijkheden om flexibel te werken.
- Zet de prestatie en professionele ontwikkeldoelen op papier en evalueer de voortgang regelmatig.
- Houd een eerste functioneringsgesprek en zorg dat de werknemer in de reguliere HR-cyclus wordt meegenomen.
Eerste jaar
De nieuwe werknemer neemt weloverwogen beslissingen, draagt bij aan de teamdoelstellingen en ontwikkelt effectieve werkrelaties. De werknemer heeft zelfvertrouwen ontwikkeld, neemt uit zichzelf extra verantwoordelijkheden en werkt tot op bepaalde hoogte autonoom.
Taken en verwachtingen
- Vier de successen en geef erkenning voor de bijdrage van de werknemer.
- Blijf regelmatig informele feedback geven. Bewaar formele feedback voor het jaarlijkse beoordelingsgesprek.
- Bespreek de ervaringen over het werk:
– Hoe verhouden de verwachtingen over de rol en de organisatie zich tot de werkelijkheid;
– In welke mate kan de werknemer de vaardigheden en kennis toepassen en hoe kan dit worden verbeterd? Wat werkt goed en wat is nog nodig? - Bespreek de verwachtingen en doelen voor het komende jaar.
Het onboardingproces is flexibel en kan worden afgestemd op de behoeften van zowel de werkgever als de werknemer. De bovenstaande versie is uitgebreid, maar als werkgever kun je zelf bepalen welke stappen relevant zijn. Hierdoor kan het proces zowel uitgebreid als beknopt worden ingericht, afhankelijk van wat het beste past.
Downloads
Het personeelsboek heeft als doel het informeren van (nieuwe) werknemers over het bedrijf en de manier waarop een aantal praktische zaken binnen het bedrijf geregeld zijn. Het voordeel van het vastleggen in een overzichtelijk boekje/brochure of map is dat de nieuwe werknemer hiermee direct op de hoogte is van de huisregels en overige richtlijnen binnen het bedrijf.
Het personeelshandboek is beschikbaar voor Open Teelten en Productiegerichte Dierhouderij en is beschikbaar in zowel PDF- als Word-formaat.
Onboarding is het proces waarin je nieuwe werknemers op een goede manier laat landen in je organisatie. Onboarding betekent letterlijk ‘aan boord stappen’. Hoe zorg je ervoor dat jouw nieuwe werknemers goed aan boord kunnen stappen en zich snel thuis voelen bij jou in het bedrijf? De checklist onboarding helpt jouw als werkgever bij een goede onboarding van je werknemer.
Stuur mij dit bestand
Personeelshandboek voor Productiegerichte Dierhouderij Nederlands
Stuur mij dit bestand
Personeelshandboek voor Open Teelten Nederlands