Identificatieplicht

Identificatieplicht
4 november 2016 Admin

Laatste update: 26 maart 2021, 14:06

Voor iedere werkgever geldt de identificatieplicht. Ongeacht de nationaliteit van de werknemer en of je deze zelf in dienst hebt of via een uitzendbureau. De identificatieplicht heeft tot doel om premie- en belastingfraude tegen te gaan en om illegale tewerkstelling van vreemdelingen te voorkomen. De verplichting is vastgelegd in de belastingwetgeving en in de Wet arbeid vreemdelingen (WAV). Kom je de verplichting niet of niet zorgvuldig na, dan riskeer je een boete. Ook kan het tarief loonbelasting voor anonieme werknemers dan van toepassing zijn. Dat is aanzienlijk hoger dan het gewone tarief.

Identiteit vaststellen 
Om de identiteit van de werknemer vast te stellen, moet je nagaan of zijn identiteitsbewijs geldig, echt en onvervalst is en toebehoort aan de persoon die voor je staat. Je moet dus als werkgever altijd zelf de identiteit controleren van de nieuwe werknemer en ook diens identiteitsdocument. Ook als je personeel van anderen voor jou laat werken.

Als eerste vraag je de beoogde werknemer om een origineel en geldig identiteitsbewijs te tonen. Als de werknemer niet de Nederlandse nationaliteit heeft, ga je na of – en onder welke voorwaarden – je de werknemer in Nederland mag laten werken. Een rijbewijs is geen geldig identiteitsdocument om bij het begin van de arbeidsrelatie de identiteit vast te stellen. Op het rijbewijs staat namelijk niet de nationaliteit en de verblijfsstatus. Vervolgens controleer je het identiteitsbewijs op de echtheidskenmerken. Daarna controleer je of het identiteitsbewijs bij de werknemer hoort die het aanbiedt. Zie voor meer informatie over het vaststellen van de identiteit van jouw medewerker de Rijksoverheid of via deze link.

Kopie ID
Ten slotte – als alles door jou in orde is bevonden – maak je een kopie van het identiteitsbewijs (voor- en achterkant) en bewaar je deze in je personeelsadministratie. Dit geldt voor:

  • Alle werknemers die bij jou in dienst zijn;
  • Alle vreemdelingen die jij inhuurt of via aan- of onderaanneming laat werken.

Je bent verplicht de kopie te bewaren tot minstens 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de werkzaamheden van de betreffende werknemer zijn beëindigd. Bijvoorbeeld: als de dienstbetrekking op 1 juli 2016 is geëindigd, moet je de kopieën van het identiteitsbewijs in ieder geval bewaren tot en met 31 december 2021.

De werkgever hoeft alleen bij indiensttreding een kopie van een geldig identiteitsbewijs te maken, maar hoeft vervolgens niet bij te houden wanneer deze verloopt. Let op: van werknemers van buiten de Europese Economische Regio (EER) moet je wél altijd een kopie van een geldig identiteitsbewijs in het personeelsdossier bewaren.

Kopie ID ingehuurd personeel
Het maken van een kopie mag sinds 1 januari 2014 alleen nog bij werknemers die bij jou in loondienst komen of bij ingehuurd personeel die niet de nationaliteit bezitten van één van de landen van de Europese Economische Regio (EER). Je mag geen kopie maken en bewaren van het identiteitsbewijs van ingehuurd personeel met de Nederlandse of EER nationaliteit. Wel dien je van deze werknemers de identiteit te controleren en de onderstaande gegevens in jouw administratie te verwerken om de identiteit van de werknemers aan te tonen.

  • naam, adres en woonplaats
  • geboortedatum
  • BSN/sofinummer
  • nationaliteit
  • soort, nummer en geldigheidsduur van het identiteitsbewijs
  • specificatie van de gewerkte uren
  • indien van toepassing: een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning
  • naam-, adres- en woonplaats van de uitlener

De Belastingdienst heeft een informatieblad ontwikkeld waarin nader wordt toegelicht hoe je de identiteit van uw werknemer kunt aantonen.

Let op! Sinds 1 mei 2016 mag je ook geen kopie of scan in je administratie meer opnemen van een zzp’er.

Zorgplicht met betrekking tot identificatieplicht
Deze zorgplicht betekent dat de werkgever ervoor moet zorgen dat alle mensen die voor hem werken, dus zowel eigen mensen als inleenkrachten, op het werk altijd een geldig identiteitsbewijs moeten kunnen tonen. Een Nederlands rijbewijs is in dit geval wel een geldig identiteitsbewijs. Wijs alle mensen in je bedrijf er daarom op dat ze tijdens werktijd altijd een geldig origineel identiteitsbewijs moeten kunnen tonen. Uitsluitend voor de identificatie op de werkplek is ook een Nederlands of Europees rijbewijs geldig.
Als er een controle plaatsvindt, moet de werkgever zijn medewerkers in staat stellen hieraan mee te werken. Je moet dus toestemming geven om tijdelijk de werkplek te verlaten om bijvoorbeeld elders in het bedrijf het identiteitsbewijs te pakken. Daarbij moet je werknemers altijd de mogelijkheid bieden om het identiteitsbewijs op het werk veilig te bewaren, bijvoorbeeld in een kluisje.

Wat gebeurt er tijdens een controle?
Als er een controle plaatsvindt op de werkplek, moet je je administratie kunnen laten zien. Een werkgever is verplicht hieraan mee te werken. Uw werknemers moeten zich kunnen identificeren met een origineel geldig identiteitsbewijs. In deze situatie mogen zij ook het Nederlandse of Europese rijbewijs gebruiken.
Als tijdens de controles blijkt dat er sprake is van onregelmatigheden (bijvoorbeeld dat de administratie niet in orde is), dan ben je mogelijk in overtreding. Op basis van de aard van de overtreding kan een boeterapport of een proces-verbaal opgemaakt worden. Daarnaast kunnen je werknemers meegenomen worden naar het politiebureau om hun identiteit te achterhalen. Eventuele inkomstenderving kun je dan niet verhalen.

0 Reacties

Laat een reactie achter